Vorlagen & Checklisten für Finance-Strukturen
Praktische Bausteine, die Sie sofort nutzen können: KPI-Definitionen, Meeting-Routinen, Budget-Treiber und Datenqualitätsregeln.
Wichtig
Diese Inhalte sind generische Beispiele. Sie ersetzen keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung und müssen an Ihr Unternehmen angepasst werden.
KPI-Checkliste (Finance & Operations)
Ein KPI-System ist nur dann hilfreich, wenn Definitionen stabil sind, Owner klar sind und Entscheidungen daran hängen. Nutzen Sie die folgenden Prüfpunkte als Quality Gate.
Definition & Ownership
- Jede KPI hat eine eindeutige Definition inkl. Formel, Filter, Einheit.
- Datenquelle(n) sind benannt, inkl. System-of-Record.
- Owner (fachlich) und Data Steward (technisch) sind definiert.
- Aktualisierungsfrequenz passt zur Entscheidung (täglich/wöchentlich/monatlich).
- „Guardrails“: was ist ein Ausreißer, was ist erklärbar?
Entscheidungslogik
- Für jede KPI existiert ein typischer „Action Path“ (wenn X, dann Y).
- Es gibt eine Meeting-Cadence, in der KPIs verbindlich reviewed werden.
- Targets/Benchmarks sind dokumentiert (und realistisch).
- Segmentierung ist möglich (Kunde/Produkt/Region/Kanal).
- Das Team diskutiert Entscheidungen, nicht Zahlenherkunft.
Datenqualität
- Automatisierte Checks: Vollständigkeit, Deduplizierung, Plausibilität.
- Änderungen an Definitionen sind versioniert („KPI Changelog“).
- Einheitliche Kalenderlogik (Wochen/Monate/Fiscal Year).
- Stichtage (Cut-off) sind klar, insbesondere für Monatsabschluss.
Reporting-Design
- „Executive View“: maximal 8–12 KPIs.
- „Team Views“: KPIs nach Verantwortungsbereich.
- Kontext-KPIs (Treiber) vs. Ergebnis-KPIs (Outcome) sind getrennt.
- Grafiken sind mobil lesbar und laden schnell.
Budget & Forecast: Treiber, nicht nur Tabellen
Ein belastbarer Forecast entsteht, wenn die Treiber klar sind und Meetings Entscheidungen erzwingen.
Treiber-Modelle
Umsatztreiber (Leads, Conversion, ARPA), Kostenlogik (Headcount, Tools, Marketing) und Capex/Opex sauber trennen.
Szenarien
Base / Upside / Downside mit klaren Auslösern und Maßnahmen. Szenarien sind nur sinnvoll, wenn sie Entscheidungen vorbereiten.
Governance
Cut-off, Datenstand, Verantwortliche, Review-Rhythmus. Ohne Governance wird Planung zu „Excel-Diskussion“.
Governance: Meeting-Cadence, die funktioniert
Beispiel-Cadence (anpassbar):
- Wöchentlich (30 Min): KPI Pulse – Abweichungen, Maßnahmen, Blocker.
- Monatlich (60–90 Min): Finance Review – Ist vs. Plan, Forecast Update, Cash, Risiken.
- Quartalsweise (2–3h): Strategie & Ressourcen – Prioritäten, Portfolio, Capex, Headcount.
Entscheidend ist die Rolle des Moderators (oft Finance/COO), klare Agenda und eine „Decision Log“‑Liste.